예산을 담당하는 사람들에게는 항상 고민인 것이 증빙을 어떻게 갖출 것인가 입니다. 병원에서도 마찬가지입니다. 연말에 가서 항상 정신없게 만드는 것이 비용처리 문제입니다. 오늘은 중요한 증빙관리의 방법에 대하여 이야기하고자 합니다.
증빙관리, 왜 중요한가?
모든 사업자는 수입(Gross)에서 비용을 제한 금액, 즉 소득(Net)에 따라 세금을 내는 구조입니다. 따라서 법에서 정한 형식에 따라 비용을 인정받아야 합니다. 만약 비용을 인정받지 못하면 부족한 만큼 더 많은 세금을 내시게 됩니다. 치과를 경영하다 보면 매달 결제하셔야 하는 자금이 상당하실 것입니다. 그리고 가끔 장비와 인테리어 등에 투자도 하시게 됩니다. 이런 경제 활동을 하실 때에는 지출을 증명 할 수 있는 증빙이 반드시 필요합니다. 증빙이 없으면 실제로 사용한 비용이라도 필요경비불산입/수입금액산입 처분(비용으로 인정받지 못하면서 그 만큼 소득이 증가한 것으로 처리)되어 억울하게 세금을 추가로 납부하게 됩니다. 따라서 항상 자금의 입출이 있는 경우에는 사전에 무슨 증빙을 어떻게 받거나 만들어 두어야 하는지 항상 염두하고 이를 매일 실천하는 것이 꼭 필요합니다.
증빙은 언제까지 보관을 해야 하는가?
적격증빙은 신고를 하고 5년간 보관해야 합니다. 예를 들어 2012년의 증빙의 경우 신고를 올해 5월말에 하니까 2018년 5월말까지 보관을 해야 하는 의무가 있습니다. 물론 화재 등 피치 못할 사유가 있는 경우는 예외가 인정되긴 합니다. 불난 집이 잘 된다는 속설이 전혀 근거가 없다고는 할 수 없을 것 같습니다.
증빙의 종류와 사업관련성
세법에서는 증빙의 종류를 정하고 있습니다. 개인사업자에게 적용되는 소득세법 자체에 명시된 내용은 없지만, 법인세법 116조, 동시행령 158조, 동시행규칙 79조와 부가가치세법 12조 등에 구체적으로 명시되어 있습니다. 이 외에도 국세청이 정하는 내용도 있으며 세무조사를 받게 되면 구체적 명시가 되지 않은 부분에 대하여 조사관이 나름대로 자기논리에 따라 판단하는 부분도 있을 수 있습니다. 따라서, 항상 지출증빙을 작성 또는 수취할 경우에는 제3자가 봐도 인정 할 수 있도록 준비해두어야 합니다. 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 수취해야 하는 증빙서류는 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서입니다. 그리고 이와 같이 법에 정한 형식을 갖추었더라도 사용처가 병원의 경제활동과 ‘직접관련’이 있다는 것을 증명 할 수 있는 곳이어야 합니다.
출납공무원 시절 단순히 영수증을 모아둔 것만으로는 자금집행을 하지 않았습니다. 예산은 그 예산을 편성한 목적에 맞게 지출되어야 했기 때문입니다. 마찬가지로 병원의 운영에 관계된 곳에 사용한 내용만이 비용으로 인정받을 수 있는 것입니다.
지출증빙의 종류
가. 신용카드 매출전표
가장 편리하게 지출증빙서류를 만드는 방법은 신용카드로 매입하는 것입니다. 이 경우에는 상대방의 과세유형을 구분 할 필요도 없을 뿐 아니라, 병의원은 면세사업자(부가세 환급을 받지 못 하나 부가세 부분이 비용으로 처리)이므로 부가세에 대한 고려 없이 물품을 구매할 수 있어서 좋습니다. 그러나 신용카드 매출전표상의 상호와 실제 상호가 다른 경우에는 원칙적으로 지출증빙으로 인정을 받을 수 없기 때문에 확인해 보아야 합니다.(실제로 인정받지 못하는 경우는 거의 없습니다.) 개인 신용카드를 사용하느냐, 사업자명의의 기업카드를 발급받아 사용하느냐의 차이에 대해 궁금하실 수 있지만, 치과는 개인 사업자이기 때문에 둘 다 비용처리를 할 수 있다는 점은 같습니다.
하지만, 가능하면 주거래 은행에서 기업카드를 발급받아 사용하는 것을 권장하고 싶습니다. 왜냐하면 신용카드 매입의 경우 매출전표를 별도로 일일이 모으지 않아도 매월 카드회사 청구서(거래처와 거래금액이 명시된 경우)만으로도 지출증빙으로 사용이 가능하기 때문입니다. 사생활이 노출되는 개인카드 사용내역을 제시하기 보다는 기업카드로 병원관련 지출에만 사용하고 이를 바로 증빙으로 제시하는 것이 편리합니다. 그리고 앞으로의 추세가 신용카드 지출을 권장하는 것(법인의 경우 개인카드 전표를 증빙으로 인정하지 않는 경향)이므로 미리 이런 추세를 따른다는 측면도 있습니다.
나. 세금계산서
세금계산서는 일반과세자가 발행을 하며, 부가세를 포함한 건당 거래금액이 10만원 이상인 경우에는 반드시 세금계산서를 받아야 하고, 그 이하 금액이라도 되도록 세금계산서를 받아 두는 것이 좋습니다. 그리고 세금계산서로 매입하는 경우에는 사업용 계좌를 통해 결제해야 합니다. 간혹 영세업자들이 가짜 세금계산서를 발행하는 경우도 있으므로 이를 확인 할 시간도 확보하는 차원에서 계좌이체를 결제 조건으로 하고, 혹시 사업자등록이 되어있지 않은 업자라 할지라도 최소한 해당 금액을 비용으로는 인정받을 수 있는 안전장치가 무통장 입금증이나 사업자 명의의 계좌에서 이체된 내역이 인자된 통장사본이므로 현금결제는 하지 말아야 합니다. 치과의 경우 당해 연도에 수취한 세금계산서 및 계산서는 다음해 1월 말에 사업장 현황신고를 할 때 세금계산서 합계표 및 계산서 합계표로 제출되어 거래상대방의 부가세 신고내용과 비교하므로 빠뜨리지 않도록 해야 합니다.
다. 계 산 서
계산서 역시 세금계산서와 마찬가지로 재화나 용역을 공급 받을 때 수취하나, 다른 점은 부가세가 면세되는 재화나 용역을 공급받을 때 수취한다는 점이 다릅니다. 한의원의 경우 대표적으로 약재를 구입하면서 계산서를 주고받습니다. 간혹 부가세가 면제되는 약재임에도 불구하고 세금계산서를 주고받는 경우가 있는데 불필요하게 부가세만 더 주는 꼴이 됩니다. 그 다음으로 책을 구입하시는 경우에 계산서를 받게 됩니다. 그 외에 자동차를 리스하는 경우 리스료에 대한 계산서를 받는 경우도 있습니다.
라. 과세유형과 지출증빙
거래 이전에 상대사업자의 과세유형을 미리 파악하고 어떤 증빙을 받을 것인지 판단해보는 것이 실수를 줄이는 한 가지 방법입니다. 국세청 홈페이지 중앙 상단의 ‘조회-과세유형․휴폐업조회’란을 클릭하면 거래 상대의 과세 유형을 확인 하실 수 있습니다. 거래이전에 상대방의 사업자등록번호를 미리 확인해서 과세유형을 확인하고 상대가 일반과세자인 경우 거래 금액에 상관없이 세금계산서나 계산서 카드전표 중 하나를 반드시 받아야 합니다. 반면에 거래상대가 간이과세자인 경우에는 신용카드 매출전표나 간이영수증을 수취하면 됩니다. 간이과세자에게서 매입하는 경우, 3만원 이하로 여러 개로 나누어 간이영수증 상의 날짜를 다르게 하여 여러 개로 나주어 받는 방법이 현실적입니다.
마. 거래금액과 증빙
명확한 기준은 없으나 통상 100만원 이상 거래인 경우 앞서 언급한 신용카드 매출전표, 세금계산서, 계산서 외에 견적서나 계약서를 받아 두는 것이 유리합니다. 실무적으로 세무조사를 받게 되면 500만원 이상 지출분에 대해서는 거래명세서, 견적서, Spec, 계약서 등을 반드시 요구하므로 계약서철을 따로 만들어 보관 해 두어야 합니다. 관련 서류는 자금결제 이전에 받아 두는 것이 좋습니다. 결제 후에는 업자들이 서류를 잘 넘겨주지 않으려는 경향이 있기 때문입니다. 예외적으로 접대비의 경우는 1만원 이상 지출하는 경우부터 카드전표, 세금계산서, 계산서 등을 수취해야 합니다.
지출증빙 미수취에 대한 제재
앞서 언급한 카드매출전표, 세금계산서, 계산서를 발급받지 않은 경우에는 2%의 가산세를 추가로 부담해야 지출을 인정받을 수 있습니다. 그러나 정규영수증을 수취하지 않아 가산세를 부과되는 경우에도 기타의 증빙서류에 의하여 거래사실이 확인되는 경우에는 그 거래금액을 필요경비 등으로 인정받을 수는 있습니다.
비용으로 인정받을 수 있는 시기
사업자등록일로부터 20일 전까지 지출한 금액은 사업과 관련된 비용으로 소급 처리가 가능하나 이 역시 차후에 사업과의 직접 관련된 지출이냐는 논란의 소지가 있을 수 있으므로 가급적 개원 준비기간에도 미리 사업자등록을 하고 사업자명의로 구입을 하는 편이 유리합니다. 간혹 사업자등록을 미리 할 경우 진료기간이 늘어나므로 당해 년도 신고소득금액을 높게 해야 하지 않나 하는 걱정을 하는 경우가 있으나 세무공무원들도 개원준비기간에 시간이 소요되고 개원 초기 몇 개월간은 환자가 많지 않다는 점을 감안해 주므로 크게 고려할 사항은 아닙니다.
